Privacybeleid PMV

1.Inleiding

Dit privacybeleid voor PMV nv werd door het groepsmanagementcomité (GMC) van ParticipatieMaatschappij Vlaanderen nv (hierna ook “PMV” of “de vennootschap”) goedgekeurd.

Het groepsmanagementcomité zal dit privacybeleid op regelmatige basis verder evalueren en waar nodig aanpassen aan de evoluties binnen PMV, het beleid en de regelgeving.

Dit privacybeleid is gericht aan eenieder die in contact treedt met PMV, in het bijzonder aan sollicitanten, aan bezoekers van de websites van PMV, aan bezoekers van onze site (inclusief parking), aan journalisten, aan ontvangers van onze nieuwsbrieven, ontvangers van uitnodigingen voor evenementen, aan onze business relaties en andere gewaardeerde contacten van PMV. Voor die geadresseerden die kwalificeren als rechtspersoon, geldt dit privacybeleid ten aanzien van de natuurlijke personen .

Voor de bezoekers van onze website verwijzen we tevens naar onze cookie policy indien u meer wenst te weten over hoe PMV uw persoonsgegevens gebruikt.

Dit privacybeleid heeft als doel te beschrijven hoe persoonsgegevens binnen PMV worden verwerkt en geeft aan hoe PMV de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens ter harte neemt.

 

2. Identificatie van de verwerkingsverantwoordelijke en van de functionaris voor gegevensbescherming

PMV treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die onder haar verantwoordelijkheid verwerkt worden, is verantwoordelijk voor de naleving van dit privacybeleid, en kan dit in het kader van haar verantwoordingsplicht ook aantonen.

PMV heeft daarenboven verschillende dochtervennootschappen, dewelke samen met PMV de PMV-groep vormen. Elke groepsvennootschap treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die onder haar verantwoordelijkheid verwerkt worden, heeft een eigen privacybeleid en is verantwoordelijk voor de naleving daarvan.

PMV heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Indien u vragen heeft over dit privacybeleid, aarzel dan niet om uw vragen te stellen via dpo@pmv.eu of ons te schrijven op B-1000 Brussel, Oude Graanmarkt 63.

 

3.welke persoonsgegevens verwerkt PMV en voor welke doeleinden

Dit privacybeleid is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens binnen PMV.

Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde natuurlijke persoon (“de betrokkene”): als “identificeerbaar” wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die PMV van natuurlijke personen  verwerkt, alsook voor welke doeleinden:

Doeleinde(n) van de verwerking Type persoonsgegevens 
Communicatie en marketing, met name de verzending van onze nieuwsbrieven, jaarverslagen, perscommuniqués en uitnodigingen voor de nieuwjaarsreceptie.Naam, voornaam en emailadres (“Contactgegevens”) en business kaart

 

Communicatie en marketing, met name de vermelding van portfoliobedrijven op onze website, facebookpagina of in ons jaarverslag.

 

Beeld, stem, foto en naam (“Getuigenisgegevens”)

 

Facilities, met name de aanmelding en registratie van bezoekers, parkeerbeheer, veiligheid en toegang binnen onze gebouwen, brandveiligheid, toegangsbadges.

 

Naam, voornaam en nummerplaat voertuig (“Identificatiegegevens”)

 

Facilities, met name camerabewaking voor diefstalpreventie en veiligheid.

 

Camerabeelden

 

Finance, met name het uitvoering van betalingen aan (business) relaties en dienstverleners. 

 

Contactgegevens en bankrekeningnummer

 

Selectie en rekrutering, met name het selectieproces van sollicitanten. 

 

CV , persoonlijkheidsanalyse, Linkedin (“Sollicitatiegegevens”) en indien u ons een referentie(s) meedeelt, kan PMV deze referentie(s) contacteren voor informatie indien noodzakelijk voor de functie waarvoor u solliciteert

 

Investeringsactiviteiten met betrekking tot onder andere bedrijfsleningen, risicokapitaal, vastgoed- infrastructuur- en energie-investeringen, waarborgen, bestaande voornamelijk uit een pre-investeringsfase en een post-investeringsfase. Tijdens de pre-investeringsfase zal de verwerking van persoonsgegevens onder andere gebeuren voor de analyse van het investeringsdossier, het uitvoeren van een due diligence, het aanstellen van een adviseur en het nemen van een investeringsbeslissing en het onderhandelen en afsluiten van een overeenkomst. Tijdens de post-investeringsfase zal de verwerking van persoonsgegevens onder andere gebeuren voor de uitvoering van de overeenkomst, de voortgezette analyse en opvolging van het investeringsdossier of een exit uit het investeringsdossier.

 

Contactgegevens, telefoonnummer, foto, video, geboortedatum, burgerlijke staat, financiële, vennootschapsrechtelijke en economische informatie (bv. business plan, professionele ervaringen en skills, CV, aandeelhouders, bestuurders,…), kopie paspoort

 

 

4. Op welke rechtsgrond verwerkt PMV uw persoonsgegevens

PMV verwerkt enkel uw persoonsgegevens wanneer:

  • de betrokkene ons toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden, bijvoorbeeld:
    • voor de verwerking van Contactgegevens in het kader van communicatie en marketing;
  • de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór en met het oog op de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen, bijvoorbeeld:
    • voor de verwerking van Sollicitatiegegevens en het contacteren van vrijwillig meegedeelde referenties in het kader van de selectie en rekrutering;
    • voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van onze investeringsactiviteiten;
    • voor de verwerking van Contactgegevens in het kader van de betaling aan business relaties en dienstverleners;
  • de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op PMV rust:
    • voor de verwerking van bepaalde persoonsgegevens voor de identificatie van onze businessrelatie (anti-witwaswetgeving);
  • de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van PMV of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en/of de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is, bijvoorbeeld:
    • voor de verwerking van Contactgegevens in het kader van communicatie en marketing indien u een business relatie bent van PMV;
    • voor de verwerking van de persoonsgegevens op uw visitekaartje als u dat aan een medewerker van PMV hebt overhandigd om gecontacteerd te worden voor een bepaald doel (bv. om u concrete informatie te versturen over één van onze welbepaalde investeringsactiviteiten) en om u uit te nodigen om in te schrijven op onze nieuwsbrief;
    • voor de verwerking van Identificatiegegevens in het kader van de bezoekersregistratie en de verwerking van camerabeelden in het kader van diefstalpreventie en veiligheid met het oog op de bescherming van onze professionele belangen, onze eigendommen en personeel, om te verzekeren dat alle bevoegde personen zich op onze site begeven en om onregelmatigheden hierin te kunnen vaststellen en onderzoeken.

 

5. Hoe komt PMV aan uw persoonsgegevens

De persoonsgegevens die PMV verwerkt worden verzameld als volgt:

5.1. Persoonsgegevens rechtstreeks verzameld

PMV verwerkt persoonsgegevens die wij rechtstreeks ontvangen van u wanneer u:

  • uw persoonsgegevens meedeelt aan ons in het kader van selectie en rekrutering, of in het kader van onze investeringsactiviteiten;
  • zich begeeft op ons site (camerabeelden);
  • zich inschrijft op onze nieuwsbrieven;
  • een aanvraagdossier indient in het kader van onze investeringsactiviteiten.

5.2. Persoonsgegevens onrechtstreeks verzameld

PMV verwerkt ook persoonsgegevens die wij ontvangen via:

  • persbureaus en mediabedrijven voor het uitsturen van onze perscommuniqués (bv. Contactgegevens van journalisten);
  • rekruteringsbureaus en onze externe dienstverlener in het kader van de afname van een persoonlijkheidsanalyse in het kader van onze selectie en rekrutering;
  • externe publieke bronnen voor economische, vennootschapsrechtelijke en financiële informatie zoals het Belgisch Staatsblad, de Kruispuntbank der Ondernemingen, de Nationale Bank van België, Linkedin, of de corporate website van uw bedrijf, etc. in het kader van onze investeringsactiviteiten.

 

6. Hoe lang bewaart PMV uw persoonsgegevens

PMV bewaart en verwerkt uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de bovenvermelde doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld.

Persoonsgegevens die wij verkrijgen in het kader van onze investeringsactiviteiten worden bijgehouden in de investeringsfase tot 10 jaar na datum van de beslissing inzake het aanvraagdossier, en in geval van een positieve beslissing tot 10 jaar na afsluiting van het dossier in de (post)investeringsfase.

Persoonsgegevens die wij verkrijgen in het kader van de sollicitatieprocedure worden bijgehouden zolang als nodig voor het sollicitatieproces en tot 1 jaar na het afronden van de sollicitatieprocedure bij niet-aanwerving. Bij aanwerving worden de Sollicitatiegegevens opgenomen in uw personeelsdossier en bewaard overeenkomstig de toepasselijke bewaartermijnen.

Camerabeelden van de beveiligingscamera’s in en op onze site worden bijgehouden gedurende 1 maand na uw bezoek, behoudens indien opgevraagd door de politie, de openbare aanklager of ons juridisch departement ingeval de camerabeelden wijzen op potentiële criminele activiteiten en/of incidenten in welk geval zij worden bijgehouden tot de klacht is afgehandeld.

Persoonsgegevens die wij verkrijgen via de website (bv. wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrief) worden bijgehouden tot het moment dat u PMV informeert niet langer onze mailings te willen ontvangen, of indien blijkt dat uw emailadres niet langer in gebruik is.

Alle email communicatie met ons wordt opgeslagen in ons back-up systeem gedurende een termijn van 1 jaar na de hierboven vermelde bewaartermijnen.

 

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens

7.1. Binnen PMV en PMV-groep

Medewerkers van PMV hebben slechts toegang tot uw persoonsgegevens voor zover zij dit nodig hebben om hun taak uit te oefenen. Onze medewerkers zijn contractueel gehouden om persoonsgegevens als strikt vertrouwelijk te behandelen.

Indien vereist voor het kunnen verlenen van een bepaalde dienst van PMV kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met een van onze dochterbedrijven of entiteiten waarvan managementtaken door PMV worden waargenomen. Indien een van die bedrijven zich buiten de EEA bevindt zal PMV de nodige maatregelen nemen overeenkomstig paragraaf 7.5 van dit privacybeleid.

7.2. Dienstverleners van PMV

Wanneer PMV een beroep doet op andere partijen om namens haar als verwerker verwerkingsactiviteiten te verrichten, zal ze enkel verwerkers aanstellen die afdoende garanties bieden met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen opdat de verwerking aan de vereisten van dit privacybeleid en de toepasselijke wetgeving voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd.

Dit geldt bijvoorbeeld voor partijen van wie PMV licenties aankoopt voor software of hardware systemen, voor de bedrijven die onze evenementen mee helpen organiseren en onze uitnodigingen versturen. Dit geldt bijvoorbeeld eveneens voor partijen die in opdracht van PMV instaan voor de uitvoering van loonadministratie of andere opdrachten in verband met de administratieve verwerking van het personeelsbeleid.

Met elke verwerker zal een gegevensverwerkingsovereenkomst afgesloten worden die het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerker en de verwerkingsverantwoordelijke vastlegt.

7.3. Bevoegde autoriteiten

PMV kan bevoegde autoriteiten (waaronder, maar niet beperkt tot, de politionele instanties, gerechtelijke instanties, overheidsinstanties) inzage geven in uw persoonsgegevens wanneer PMV oordeelt dat inzage noodzakelijk is (i) onder toepasselijke regelgeving of wettelijke verplichting, (ii) in het kader van gerechtelijke opsporingen of informatievragen (iii) voor de uitoefening of verdediging in rechte van de belangen van PMV.

7.4. Auditors, consultants en juridische dienstverleners

PMV kan haar auditors, consultants en juridische dienstverleners inzage geven in uw persoonsgegevens in verband met de (juridische) dienstverlening die zij ons bieden en in de mate dat dit noodzakelijk is voor, en beperkt blijft tot, de (juridische) dienstverlening.

7.5. Overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

Persoonsgegevens mogen niet buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt worden zonder hieromtrent de gepaste beschermingsmaatregelen te nemen, tenzij het land of de internationale organisatie in kwestie een passend beschermingsniveau waarborgt. Principieel verwerkt PMV uw persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte. In de uitzonderlijke gevallen dat dit toch zou gebeuren (bijvoorbeeld via onze dienstverleners) zal PMV de nodige maatregelen nemen om een passend beschermingsniveau te waarborgen door onder andere standaardbepalingen inzake gegevensbescherming vastgesteld door de Europese Commissie.

 

8. wat zijn uw rechten als betrokkene

Indien u PMV uw persoonsgegevens hebt verstrekt, heeft u steeds het recht om ons kosteloos te verzoeken mee te delen over welke persoonsgegevens wij beschikken, en ons desgevallend te verzoeken om deze persoonsgegevens kosteloos te laten corrigeren, beperken of over te dragen in elektronisch formaat of te laten verwijderen. In zoverre de persoonsgegevens waarover PMV beschikt, bewaard worden voor het doel waarvoor ze zijn verkregen en dit binnen de overeenkomstige bewaartermijnen, heeft PMV geen verplichting op dit verzoek in te gaan. PMV zal in dat geval onderzoeken of het mogelijk is – en in welke mate en onder welke voorwaarden – om aan de vraag tegemoet te komen, en dit overeenkomstig de voorschriften van het wettelijk en reglementair kader.

Verder beschikt u over het recht om uw toestemming met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens op ieder moment te herroepen. Deze herroeping zal echter geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voor de periode die voorafgaat aan het moment van deze herroeping.

Tevens beschikt u over het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Voor de contactgegevens van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit verwijzen wij u naar de volgende website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

Om deze rechten uit te oefenen, kan u ons contacteren via één van de volgende kanalen:

per post: PMV nv, Oude Graanmarkt 63, B-1000 Brussel
telefonisch: 02/229.52.30
via e-mail: dpo@pmv.eu

Teneinde een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen, zal aan de betrokkene gevraagd worden zich te identificeren aan de hand van een kopie van de recto-zijde van de identiteitskaart of een ander geldig identiteitsbewijs.

 

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens  

PMV behandelt uw persoonsgegevens vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. PMV beveiligt haar systemen – naar redelijkheid – tegen verlies en/of tegen enige vorm van onrechtmatig gebruik of verwerking. PMV maakt daarbij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek. Uw gegevens zijn adequaat beveiligd conform de geldende privacywet en -regelgeving. De door u verstrekte persoonsgegevens staan op servers die zich in gecontroleerde en beveiligde omgevingen bevinden.

Onverminderd de voormelde inspanningen dient u er zich van bewust te zijn dat er steeds een risico is verbonden aan het verzenden van persoonsgegevens over het internet. Wij kunnen dan ook de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens nooit volledig garanderen.